Menunggu resi atau belum cetak resi sering terlihat seperti masalah kecil. Padahal, bagi seller yang menangani puluhan hingga ratusan order setiap hari, satu langkah yang tertunda bisa membuat seluruh alur pengiriman ikut melambat. Pesanan sudah masuk, barang sudah siap, tetapi paket belum bergerak karena proses administrasi belum selesai.
Karena itu, seller perlu melakukan upgrade workflow agar setiap tahap lebih terstruktur, mudah dipantau, dan minim pekerjaan berulang. Salah satu titik pentingnya adalah cetak resi.
Kenapa Proses Resi Bisa Jadi Bottleneck?
Dalam operasional toko online, pembuatan label pengiriman menjadi penghubung antara order dan proses fisik pengiriman. DHL menjelaskan bahwa shipping label berisi informasi penting untuk memastikan paket dapat diproses dalam jaringan pengiriman. UPS juga menyediakan proses pembuatan shipping label secara online sebelum paket diserahkan melalui pickup atau drop-off.
Artinya, ketika cetak resi tertunda, paket secara operasional belum benar-benar siap masuk ke tahap berikutnya. Seller mungkin sudah menyelesaikan packing, tetapi kurir belum memiliki informasi pengiriman yang diperlukan.
Masalahnya semakin terasa ketika order datang dalam jumlah banyak. Mencari data penerima, memasukkan alamat, memilih layanan, lalu cetak resi satu per satu bisa menghabiskan waktu dan meningkatkan peluang salah input.
Mulai dari Data Order yang Rapi
Workflow yang efisien harus dimulai dari data. Pastikan nama penerima, nomor telepon, alamat, kode pos, berat, dimensi, dan jenis layanan sudah tersedia sebelum proses pengiriman dibuat.
Semakin lengkap data sejak awal, semakin kecil kemungkinan seller harus berhenti di tengah proses karena ada informasi yang kurang. Ini juga membantu mengurangi pekerjaan berulang ketika cetak resi.
Untuk bisnis dengan volume order tinggi, gunakan format data yang konsisten dan pisahkan order berdasarkan status: baru, siap diproses, sudah dibuatkan label, sudah dipacking, dan siap pickup. Dengan begitu, tim dapat langsung mengetahui paket mana yang masih tertahan.
Jangan Biarkan Resi Menunggu Setelah Paket Siap
Salah satu kebiasaan yang terlihat sepele adalah menunda cetak resi sampai semua order terkumpul. Cara ini mungkin terasa praktis, tetapi bisa menciptakan antrean pekerjaan di belakang.
Lebih baik buat batch processing. Misalnya, order yang masuk sampai pukul 12.00 diproses dalam satu batch. Setelah data diverifikasi, label dicetak sekaligus lalu ditempel pada paket.
Pos Indonesia juga menekankan bahwa pencetakan resi atau label dapat membantu mempercepat proses pengiriman. Label dalam bentuk stiker lebih mudah ditempel dan lebih tahan dibandingkan resi yang harus ditempel secara manual menggunakan selotip.
Gunakan Sistem yang Bisa Memproses Banyak Order
Kalau volume order mulai besar, masalahnya bukan lagi sekadar kecepatan printer. Workflow yang masih bergantung pada input manual dapat menjadi sumber bottleneck.
Seller dapat mempertimbangkan sistem yang mendukung pembuatan label secara otomatis atau massal. AutoKirim, misalnya, menyediakan fitur pengiriman melalui dashboard dan aplikasi, termasuk pembuatan resi, pencetakan label, serta request pickup. Untuk pengiriman massal, AutoKirim juga menyediakan proses upload data melalui Excel dan pencetakan beberapa resi secara bersamaan.
Dengan workflow seperti ini, tim tidak perlu berpindah-pindah platform hanya untuk mengurus setiap paket.
Pisahkan Proses Packing dan Administrasi
Kesalahan lain adalah mencampur pekerjaan packing dengan administrasi pengiriman. Satu orang mencari data order, mengisi alamat, mencetak label, mengambil barang, lalu melakukan packing. Kalau order sedang ramai, alurnya cepat berantakan.
Coba pisahkan prosesnya. Tim pertama menyiapkan dan memverifikasi data pengiriman. Tim berikutnya melakukan packing dan menempelkan label. Setelah itu, paket dikelompokkan berdasarkan ekspedisi atau jadwal pickup.
Pembagian sederhana ini membuat pekerjaan lebih mudah dipantau dan mengurangi waktu tunggu antarproses.
Pastikan Status Paket Tidak Berhenti di Label
Punya nomor resi belum tentu berarti paket sudah masuk jaringan ekspedisi. UPS membedakan status “Label Created” dengan status ketika paket sudah diterima dan bergerak dalam jaringan.
Karena itu, seller tetap perlu memastikan paket benar-benar diserahkan atau dijemput.
Setelah cetak resi, buat checklist sederhana: label sudah ditempel, paket sudah dipacking, paket sudah masuk area pickup, dan kurir sudah mengambil paket. Dengan begitu, tidak ada order yang berhenti hanya karena dianggap sudah selesai setelah label dibuat.
Upgrade Workflow dengan AutoKirim
Bagi seller yang ingin memangkas proses manual, AutoKirim bisa menjadi salah satu opsi. AutoKirim menyediakan berbagai pilihan ekspedisi dalam satu dashboard dan aplikasi. Menurut informasi resminya, pengguna dapat mengisi data pengirim dan penerima, memilih ekspedisi serta layanan, melakukan pembayaran, lalu cetak resi dan request pickup jika tersedia.
Keuntungannya, seller tidak harus mengurus proses dari awal di banyak platform berbeda. Setelah label selesai dibuat, paket dapat dipersiapkan untuk pickup. AutoKirim juga menyediakan fitur tracking melalui dashboard sehingga status pengiriman dapat dipantau setelah paket masuk proses ekspedisi.
Untuk kebutuhan volume tinggi, AutoKirim menyediakan fitur pengiriman massal. Data order dapat disiapkan melalui Excel, diunggah ke sistem, lalu resi yang sudah diproses dapat dicetak secara bersamaan.
Jadi, masalah “nunggu resi” sebenarnya bisa diubah menjadi workflow yang lebih terukur. Bukan menunggu sampai order menumpuk, tetapi memproses data, membuat label, packing, dan pickup dalam alur yang jelas.
Pada akhirnya, efisiensi pengiriman bukan hanya soal seberapa cepat kurir mengantar paket. Proses sebelum paket meninggalkan gudang atau rumah seller juga menentukan seberapa cepat order benar-benar bergerak. Dengan workflow yang rapi dan dukungan sistem yang tepat, proses cetak resi tidak lagi menjadi titik macet, tetapi menjadi bagian otomatis dari perjalanan order.
Baca Juga : KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN MULTI EKSPEDISI
