8 Tips Praktis Persiapan Ekspor Bagi Pelaku UMKM

Pasar global menawarkan peluang yang sangat luas bagi pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) di Indonesia. Produk-produk lokal berkualitas tinggi memiliki potensi besar untuk bersaing di kancah internasional. Namun, seringkali niat untuk ‘naik kelas’ dan menembus pasar ekspor terhalang oleh anggapan bahwa prosesnya rumit dan membutuhkan persiapan yang besar.

Padahal, dengan pemahaman dan langkah-langkah persiapan yang tepat, ekspor barang bisa menjadi kenyataan bahkan bagi UMKM. Di artikel ini, kami akan memeberikan panduan ringkas dan aplikatif untuk Anda. Kami akan mengupas tuntas hal-hal esensial apa saja yang perlu Anda siapkan, mulai dari memastikan kesiapan produk, mengurus legalitas, memahami dokumen yang dibutuhkan, hingga memilih metode pengiriman yang efisien.

Bersiaplah untuk membawa produk Anda mendunia! Mari kita selami tips praktis yang akan membantu perjalanan ekspor UMKM Anda.

Tips Persiapan Ekspor Bagi Pelaku UMKM

1. Pastikan Kesiapan Produk Anda untuk Pasar Global

Langkah pertama dan paling fundamental adalah memastikan produk Anda benar-benar siap untuk diekspor. Ini bukan hanya soal kuantitas, tapi terutama kualitas dan standar.

• Kualitas dan Standar Internasional: Setiap negara punya standar kualitas dan keamanan produk yang berbeda-beda. Lakukan riset mengenai standar yang berlaku di negara tujuan Anda. Pastikan produk Anda memenuhi atau bahkan melebihi standar tersebut. Kualitas yang konsisten sangat penting untuk membangun kepercayaan pembeli internasional.
• Kemasan (Packaging): Kemasan punya banyak fungsi dalam ekspor:
  • Proteksi: Melindungi produk dari kerusakan selama perjalanan yang jauh. Pertimbangkan benturan, kelembaban, suhu ekstrem, dan penanganan kasar. Gunakan bahan kemasan yang kuat dan sesuai.
  • Informasi: Cantumkan informasi penting seperti nama produk, komposisi, tanggal produksi/kedaluwarsa, petunjuk penggunaan, dan informasi produsen/eksportir dalam bahasa negara tujuan atau bahasa Inggris.
  • Daya Tarik: Kemasan adalah ‘wajah’ produk Anda. Desain yang menarik dan profesional akan meningkatkan minat pembeli.
  • Regulasi: Beberapa negara memiliki aturan ketat mengenai bahan kemasan (misalnya, larangan Styrofoam) atau simbol daur ulang.
• Labeling: Selain informasi produk, perhatikan persyaratan labeling khusus di negara tujuan, seperti informasi alergen, nutrisi, sertifikasi (Halal, organik, dll.) jika relevan, dan kode HS (Harmonized System) produk Anda. Kode HS ini penting untuk klasifikasi barang di bea cukai.
• Kontinuitas Pasokan: Pembeli internasional biasanya membutuhkan pasokan dalam jumlah besar dan berkelanjutan. Pastikan kapasitas produksi Anda mampu memenuhi permintaan tersebut secara konsisten.

Tips Praktis: Mulai dengan memperbaiki kualitas dan kemasan produk Anda hingga setara dengan produk sejenis yang sudah ada di pasar ekspor. Cari tahu standar yang berlaku di negara target utama Anda. Jangan ragu berkonsultasi dengan lembaga pembina UMKM atau kementerian terkait mengenai standar dan labeling.

2. Lakukan Riset Pasar dan Tentukan Negara Tujuan

Mengekspor bukan hanya mengirim barang, tapi menjual produk di pasar lain. Memahami pasar tujuan adalah kunci.

• Identifikasi Potensi Pasar: Produk Anda mungkin laris di pasar lokal, tapi apakah ada permintaan di luar negeri? Lakukan riset untuk mengetahui negara mana yang membutuhkan produk Anda, siapa saja pesaingnya, dan berapa harga jual di sana.
• Pahami Regulasi Impor: Setiap negara memiliki aturan impor, tarif bea masuk, pajak, serta standar teknis dan non-teknis yang berbeda. Pelajari ini dengan cermat agar tidak ada kendala saat barang tiba di pelabuhan tujuan.
• Pilih Negara Tujuan yang Tepat: Bagi pemula, pertimbangkan negara yang:
  • Memiliki permintaan tinggi untuk produk sejenis.
  • Regulasi impornya tidak terlalu rumit.
  • Memiliki kedekatan geografis atau hubungan dagang yang baik dengan Indonesia.
  • Anda bisa mendapatkan informasi pasar dengan relatif mudah.
• Pelajari Preferensi Konsumen: Selera, budaya, dan kebiasaan konsumen di negara lain bisa sangat berbeda. Sesuaikan strategi pemasaran dan mungkin sedikit modifikasi produk jika diperlukan.

Tips Praktis: Manfaatkan sumber online seperti Trade Map (trademap.org) untuk melihat data ekspor-impor antar negara berdasarkan jenis produk. Kunjungi website kementerian terkait (Perdagangan, Luar Negeri) untuk informasi pameran dagang atau perwakilan dagang di negara lain. Pertimbangkan untuk memulai dengan negara-negara tetangga di Asia Tenggara yang mungkin memiliki selera pasar yang mirip.

3. Urus Legalitas Usaha dan Izin Ekspor yang Dibutuhkan

Legalitas adalah fondasi utama dalam bisnis ekspor. Pembeli internasional membutuhkan kepastian bahwa Anda adalah entitas bisnis yang sah.

• Legalitas Dasar: Pastikan UMKM Anda memiliki legalitas dasar seperti:
  • Nomor Induk Berusaha (NIB) – dapat diurus melalui sistem Online Single Submission (OSS).
  • Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
  • Izin usaha lainnya yang relevan (misal: Izin Usaha Industri/Perdagangan).
• Nomor Identitas Kepabeanan (NIK): Ini adalah nomor identitas yang diberikan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. NIK diperlukan untuk melakukan kegiatan kepabeanan, termasuk ekspor. Pengurusan NIK kini terintegrasi dengan NIB melalui OSS. Jika Anda belum memiliki NIK sendiri, ada opsi untuk menggunakan jasa undername, yaitu “meminjam” NIK perusahaan lain (biasanya freight forwarder atau eksportir yang lebih besar) untuk proses kepabeanan, namun pastikan Anda memahami risikonya dan bekerja sama dengan pihak yang terpercaya.
• Eksportir Terdaftar (ET): Untuk ekspor barang tertentu yang diatur, Anda mungkin perlu mendaftar sebagai Eksportir Terdaftar di Kementerian Perdagangan. Cek apakah produk Anda termasuk dalam kategori ini.
• Izin Teknis/Sertifikat Khusus: Bergantung pada jenis produk (misal: makanan, produk pertanian, kerajinan dari bahan tertentu), Anda mungkin memerlukan sertifikat tambahan seperti Sertifikat Kesehatan, Sertifikat Fitosanitari (untuk tumbuhan), Sertifikat Halal, atau izin dari instansi teknis terkait lainnya.

Tips Praktis: Manfaatkan sistem OSS (oss.go.id) untuk mengurus NIB dan NIK secara terintegrasi. Jika bingung, datangi dinas terkait di daerah Anda (Dinas Koperasi & UKM, Dinas Perdagangan) atau hubungi Helpdesk OSS untuk panduan. Jangan tunda pengurusan legalitas karena ini adalah syarat mutlak untuk ekspor.

4. Pahami dan Siapkan Dokumen Ekspor Kunci

Dokumen adalah “bahasa” perdagangan internasional. Kelengkapan dan keakuratan dokumen sangat vital untuk kelancaran proses ekspor dan pembayaran.

• Dokumen Utama yang Wajib Anda Siapkan:
  • Commercial Invoice: Faktur penjualan yang berisi rincian lengkap barang (nama, jumlah, harga satuan, total harga), data eksportir dan importir, serta syarat pembayaran dan pengiriman. Ini adalah dokumen utama untuk transaksi.
  • Packing List: Daftar isi kemasan yang menjelaskan setiap box/paket (nomor box, isi, berat bersih, berat kotor, dimensi). Penting untuk pengecekan barang oleh bea cukai dan importir.
  • Bill of Lading (B/L) / Air Waybill (AWB): Dokumen angkut/tanda terima barang yang diterbitkan oleh perusahaan pelayaran (untuk pengiriman laut) atau maskapai penerbangan (untuk pengiriman udara). Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak pengangkutan dan bukti kepemilikan barang.
  • Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB): Dokumen pabean yang diajukan eksportir ke Bea Cukai sebelum barang masuk Kawasan Pabean untuk dimuat. Pengajuan PEB kini mayoritas dilakukan secara elektronik melalui sistem Bea Cukai.
• Dokumen Pendukung Lainnya (Sesuai Kebutuhan):
  • Certificate of Origin (COO) / Surat Keterangan Asal (SKA): Dokumen yang menyatakan bahwa barang tersebut berasal dari Indonesia. Penting bagi importir untuk mendapatkan fasilitas preferensi tarif (bea masuk lebih rendah) di negara tujuan jika ada perjanjian dagang dengan Indonesia. Diurus di instansi yang berwenang (Disperindag Provinsi/Kabupaten/Kota atau kamar dagang).
  • Certificate of Analysis (CoA): Untuk produk tertentu (misal: bahan kimia, hasil pertanian olahan) yang memerlukan hasil uji lab.
  • Phytosanitary Certificate / Health Certificate: Untuk produk tumbuhan, hewan, atau turunannya guna menyatakan bebas hama/penyakit. Diurus di Badan Karantina.
  • Shipping Instruction (SI): Instruksi dari eksportir kepada pihak pengangkut (pelayaran/maskapai) mengenai detail pengiriman.
  • Polis Asuransi: Jika pengiriman diasuransikan.

Tips Praktis: Buat template dokumen standar Anda (Invoice, Packing List). Pelajari cara pengisian PEB atau gunakan jasa Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) jika merasa rumit. Selalu pastikan data di semua dokumen konsisten satu sama lain. Konsultasikan dengan pembeli mengenai dokumen apa saja yang mereka perlukan.

5. Tentukan Harga (Pricing) yang Kompetitif dan Aman serta Metode Pembayaran

Penentuan harga ekspor sedikit berbeda dengan harga lokal karena ada biaya tambahan dan faktor mata uang asing. Pemilihan metode pembayaran juga krusial untuk memastikan Anda menerima pembayaran.

• Menghitung Harga Ekspor (Pricing): Hitung semua komponen biaya dari produksi hingga tiba di negara tujuan: biaya bahan baku, produksi, kemasan, labeling, legalitas, pengurusan dokumen, biaya logistik lokal (pengiriman dari pabrik ke pelabuhan/bandara), biaya pengiriman internasional (angkutan laut/udara), asuransi (jika ada), biaya bank, dan margin keuntungan yang diinginkan. Pertimbangkan juga bea masuk dan pajak di negara tujuan (informasi ini biasanya perlu didapatkan dari importir atau riset).
• Mengenal Incoterms: Incoterms adalah standar internasional yang mengatur tanggung jawab penjual dan pembeli dalam pengiriman barang, termasuk titik serah barang dan alokasi biaya serta risiko. Contoh populer untuk UMKM:
  • FOB (Free On Board): Penjual bertanggung jawab hingga barang dimuat di kapal/pesawat di pelabuhan/bandara keberangkatan. Biaya dan risiko setelah itu ditanggung pembeli.
  • CIF (Cost, Insurance, Freight): Penjual menanggung biaya hingga barang tiba di pelabuhan tujuan, termasuk asuransi dan biaya angkut. Risiko beralih saat barang dimuat di kapal/pesawat.
  • Pilih Incoterms yang paling sesuai dengan kemampuan dan kesepakatan Anda dengan pembeli.
• Metode Pembayaran: Pilih metode pembayaran yang aman. Beberapa yang umum:
  • Telegraphic Transfer (T/T): Pembayaran via bank. Bisa dilakukan sebelum pengiriman (lebih aman untuk eksportir) atau setelah pengiriman (risiko lebih besar bagi eksportir).
  • Letter of Credit (L/C): Jaminan pembayaran dari bank importir kepada bank eksportir jika eksportir dapat menunjukkan dokumen-dokumen pengiriman yang sesuai dengan persyaratan L/C. Metode ini relatif aman bagi eksportir, namun proses administrasinya lebih kompleks dan mungkin ada biaya tambahan.
  • Pertimbangkan juga metode lain seperti Cash Against Documents (CAD) atau Open Account (paling berisiko bagi eksportir, biasanya hanya dilakukan dengan pembeli yang sangat terpercaya).

Tips Praktis: Mulai dengan negosiasi menggunakan T/T dengan pembayaran uang muka (down payment) yang cukup signifikan sebelum produksi atau pengiriman. Untuk transaksi yang lebih besar, pertimbangkan L/C. Hitung harga dengan cermat menggunakan Incoterms sebagai panduan agar jelas pembagian tanggung jawab biaya dan risiko.

Baca Juga: Nilai Tukar Rupiah Melemah, Apa Dampaknya terhadap Kinerja Ekspor Indonesia?

6. Atur Logistik dan Pengiriman Barang

Bagaimana barang Anda sampai ke tangan pembeli di negara lain adalah aspek logistik yang penting.

• Memilih Moda Transportasi:
  • Laut (Sea Freight): Cocok untuk barang dalam jumlah besar, berat, atau dimensi besar. Biaya relatif lebih murah, tapi waktu tempuh lebih lama.
  • Udara (Air Freight): Cocok untuk barang bernilai tinggi, mudah rusak, atau dibutuhkan segera. Biaya lebih mahal, tapi waktu tempuh lebih cepat.
  • Pertimbangkan sifat produk, urgensi, dan biaya saat memilih moda.
• Peran Freight Forwarder: Bagi UMKM, bekerja sama dengan freight forwarder (perusahaan jasa pengurusan angkutan barang) sangat disarankan. Freight forwarder berpengalaman dapat membantu Anda dalam:
  • Mengatur pengiriman (pemesanan ruang kapal/pesawat).
  • Mengurus dokumen pengangkutan (B/L atau AWB).
  • Mengurus formalitas kepabeanan di pelabuhan/bandara asal.
  • Memberikan saran mengenai pengemasan dan rute terbaik.
  • Membantu proses di negara tujuan (jika menggunakan layanan door-to-door). Pilih freight forwarder yang terpercaya dan memiliki jaringan global.
• Pengemasan untuk Pengiriman Internasional: Selain kemasan produk itu sendiri, perhatikan pengemasan untuk pengiriman (misalnya, penggunaan palet, peti kayu yang sesuai standar internasional seperti ISPM 15 jika diperlukan). Pastikan kemasan luar kuat menahan tumpukan dan benturan.
• Asuransi Kargo (Marine/Air Cargo Insurance): Sangat direkomendasikan untuk melindungi barang Anda dari risiko kerusakan, kehilangan, atau pencurian selama perjalanan. Biaya asuransi biasanya relatif kecil dibandingkan nilai barang.

Tips Praktis: Cari beberapa freight forwarder, bandingkan penawaran harga dan layanan mereka. Komunikasikan detail produk dan kebutuhan pengiriman Anda dengan jelas. Pastikan barang Anda diasuransikan.

7. Jajaki Peluang Mencari Pembeli di Pasar Internasional

Setelah produk dan legalitas siap, langkah selanjutnya adalah menemukan pembeli yang tepat.

• Partisipasi Pameran Dagang: Ikut serta dalam pameran dagang internasional (baik di dalam negeri maupun di luar negeri) adalah cara efektif untuk bertemu langsung dengan calon pembeli.
• Platform Online B2B (Business-to-Business): Manfaatkan platform online global seperti Alibaba, TradeKey, atau platform spesifik komoditas untuk mempromosikan produk Anda dan terhubung dengan importir potensial. Bangun profil perusahaan dan produk yang profesional.
• Promosi Digital: Buat website perusahaan yang profesional dalam bahasa Inggris (dan mungkin bahasa negara target), manfaatkan media sosial, dan optimalkan keberadaan online Anda agar mudah ditemukan calon pembeli.
• Perwakilan Dagang dan Kedutaan: Hubungi Atase Perdagangan atau perwakilan Indonesia di kedutaan besar di negara target. Mereka seringkali punya informasi pasar dan kontak potensial.
• Mengikuti Program Business Matching: Banyak lembaga pemerintah atau swasta menyelenggarakan program business matching yang mempertemukan eksportir dengan calon pembeli.

Tips Praktis: Mulai dari platform online yang mudah diakses. Siapkan materi promosi (katalog, daftar harga) dalam bahasa Inggris. Jalin komunikasi yang baik dan responsif dengan calon pembeli.

8. Manfaatkan Dukungan Pemerintah dan Lembaga Terkait

Pemerintah dan berbagai lembaga di Indonesia memiliki program dan fasilitas untuk mendorong ekspor UMKM. Jangan lewatkan kesempatan ini.

• Kementerian Perdagangan: Menyediakan informasi pasar, regulasi ekspor-impor, jadwal pameran dagang, program pelatihan, dan fasilitasi business matching.
• Kementerian Koperasi dan UKM: Menyelenggarakan program peningkatan kapasitas UMKM, termasuk program go export.
• Bea Cukai: Memberikan informasi mengenai prosedur kepabeanan ekspor dan membantu dalam pengurusan PEB.
• Lembaga Pembiayaan Ekspor Indonesia (LPEI) / Indonesia Eximbank: Menyediakan fasilitas pembiayaan dan penjaminan ekspor, serta layanan konsultasi dan pelatihan.
• Dinas Perdagangan dan Dinas Koperasi & UKM Provinsi/Kabupaten/Kota: Menjadi perpanjangan tangan program pemerintah di daerah, seringkali menyelenggarakan pelatihan atau memfasilitasi pameran lokal yang mengundang pembeli internasional.
• Kamar Dagang dan Industri (KADIN): Menjadi wadah bagi pelaku usaha dan seringkali memiliki program terkait ekspor.

Tips Praktis: Aktif mencari informasi di website lembaga-lembaga tersebut. Ikuti seminar, workshop, atau pelatihan ekspor yang mereka selenggarakan. Jangan ragu bertanya atau berkonsultasi.

Baca Juga: 5 Strategi Jitu Meningkatkan Efisiensi Pengiriman Barang untuk UMKM

Kesimpulan

Mengekspor barang mungkin terdengar menantang, namun dengan persiapan yang matang dan pemahaman yang baik mengenai prosesnya, peluang pasar global sangat terbuka bagi UMKM Indonesia. Mulailah dari langkah-langkah kecil, perbaiki kualitas produk Anda, lengkapi legalitas, pelajari pasarnya, dan manfaatkan berbagai dukungan yang tersedia.

Dengan ketekunan dan strategi yang tepat, produk UMKM Anda bukan hanya akan dikenal di tingkat lokal, tapi juga mampu bersaing dan sukses di pasar internasional, membawa nama baik Indonesia ke seluruh dunia. Selamat mencoba dan sukses!

Perlu asisten untuk setiap kebutuhan pengiriman Anda? Percayakan kepada AutoKirim! AutoKirim adalah aplikasi untuk kirim paket, barang, ataupun dokumen, dengan pilihan ekspedisi terbaik dan harga ongkir yang relatif murah. Mendukung dan melayani seller, agen, maupun perusahaan dalam kebutuhan kirim paket sehari-hari. Apapun bisnis Anda, AutoKirim selalu jadi solusi untuk kirim paket apapun kemanapun.