Kesalahan Pengelolaan Pengiriman yang Sering Terjadi di Awal Tahun
Masuk awal tahun bukan berarti semua urusan operasional kembali normal begitu saja. Bagi banyak bisnis, terutama yang mengelola logistik, e-commerce, maupun supply chain, periode ini justru kerap memunculkan kesalahan operasional yang berulang sisa dari periode puncak di akhir tahun atau akibat adaptasi yang kurang matang terhadap tren baru. Tanpa strategi yang tepat, pengelolaan pengiriman bisa terganggu, menimbulkan keterlambatan, biaya tambahan, dan bahkan hilangnya kepercayaan pelanggan.
Berikut adalah beberapa kesalahan paling umum yang sering terjadi di awal tahun, disertai dampak dan cara pencegahannya berdasarkan praktik global.
Tidak Adanya Visibilitas Pengiriman Secara Real-Time
Salah satu kesalahan paling sering adalah kurangnya sistem pelacakan yang memberikan visibilitas end-to-end pada pengiriman. Tanpa informasi real-time, perusahaan tidak tahu di mana paket berada, kapan tepatnya akan tiba, atau apa risiko keterlambatan yang sedang berlangsung.
Akibat:
- Sulit mengantisipasi keterlambatan
- Pelanggan tidak mendapatkan update yang akurat
Menurut Transport Works, kurangnya visibilitas pengelolaan pengiriman adalah penyebab utama banyak kesalahan operasional karena membuat manajemen logistic “seperti berjalan dengan mata tertutup”.
Solusi:
Gunakan platform pelacakan IoT dan sistem manajemen transportasi (TMS) untuk data real-time.
Perencanaan Inventaris yang Buruk
Permintaan setelah puncak akhir tahun sering berubah dinamis. Banyak bisnis gagal menyesuaikan stok barang karena prediksi yang hanya berdasarkan asumsi sederhana atau data historis yang tidak dianalisis dengan benar.
Akibat:
- Terlalu banyak stok → biaya penyimpanan membengkak
- Stok yang kurang → kehilangan penjualan
Kesalahan ini termasuk dalam kategori umum dalam supply chain management jika perencanaan dan prediksi permintaan tidak dilakukan secara sistematis.
Solusi:
Gunakan forecasting berbasis data dan permintaan masa lalu dengan integrasi ERP/WMS.
Komunikasi Internal dan Eksternal yang Lemah
Koordinasi yang buruk antar tim (mis. gudang, customer service, dan kurir) serta komunikasi yang tidak jelas dengan mitra pengiriman sering menyebabkan kesalahan operasional, seperti salah kirim atau keterlambatan tanpa pemberitahuan yang memadai.
Akibat:
- Paket salah alamat
- Ketidaksesuaian jumlah barang
- Kerja tim jadi tidak sinkron
Menurut AtYourBusiness, miscommunication tetap menjadi kesalahan klasik yang memengaruhi workflow dan operasional.
Solusi:
– Terapkan SOP komunikasi antar tim
– Gunakan tool komunikasi yang tersentralisasi
Ketergantungan pada Satu Mitra Pengiriman
Banyak perusahaan hanya menggantungkan pengiriman ke satu carrier atau ekspedisi. Jika terjadi gangguan operasional, seperti backlog armada atau kenaikan tarif mendadak, maka seluruh proses pengiriman ikut terdampak.
Akibat:
- Risiko gangguan layanan yang lebih besar
- Tidak fleksibel saat permintaan berubah
Transport Works menyoroti bahwa terlalu mengandalkan satu carrier dapat membuat perusahaan rentan terhadap gangguan operasional yang tidak terduga.
Solusi:
– Diversifikasi mitra logistik
– Siapkan opsi cadangan bila ada gangguan
Kesalahan pada Label dan Dokumen Pengiriman
Kesalahan pengisian dokumen ekspor-impor, label yang tidak lengkap atau barcode yang tidak terbaca adalah masalah klasik dalam pengiriman global. Kesalahan ini bisa terjadi di gudang, pada saat packaging, atau bahkan proses administratif.
Akibat:
- Paket tertunda di proses sortir
- Retur ke pengirim tanpa pemberitahuan
- Biaya operasional meningkat
Keputusan pemrosesan yang salah pada label dan dokumentasi termasuk dalam kesalahan yang paling sering dilaporkan oleh penyedia jasa logistik di luar negeri.
Solusi:
– Double-check label dan alamat
– Integrasikan sistem validasi alamat otomatis
Minimnya Pemanfaatan Teknologi Otomasi
Masih banyak bisnis mengandalkan spreadsheet atau catatan manual untuk mengelola pengiriman dan stok. Metode ini tidak hanya lambat, tetapi juga rentan terhadap salah input data.
Akibat:
- Proses lambat
- Kesalahan data lebih banyak
- Sulit analisis tren pengiriman
Sistem otomasi membantu proses lebih cepat dan akurat serta mengurangi human error.
Solusi:
– Investasi pada TMS, WMS, dan ERP yang terintegrasi
– Clear Otomatiskan notifikasi pengiriman dan tracking
Tidak Memiliki Rencana Kontinjensi
Peristiwa tak terduga seperti cuaca buruk, strike transportasi, atau perubahan regulasi dapat mengganggu pengiriman. Banyak perusahaan tidak memiliki rencana cadangan.
Akibat:
- Terhambatnya jadwal pengiriman
- Respon terhadap krisis jadi lamban
Kekurangan contingency plan menjadi salah satu faktor yang memperparah gangguan operasional supply chain.
Solusi:
– Buat rencana cadangan operasional
– Simulasikan skenario worst-case
Kesimpulan
Kesalahan pengelolaan pengiriman di awal tahun bisa berakar dari kurangnya sistem yang matang, koordinasi yang lemah, hingga ketidakoptimalan teknologi. Dampaknya bukan hanya operasional, tetapi bisa mempengaruhi kepuasan pelanggan dan biaya jangka panjang.
✔️ Rencanakan ulang forecasting stok
✔️ Investasi teknologi pelacakan dan otomasi
✔️ Tingkatkan komunikasi dan diversifikasi mitra
✔️ Persiapkan rencana kontinjensi
Dengan strategi yang tepat, bisnis dapat mengurangi risiko kesalahan dan menjadikan awal tahun sebagai momen optimal untuk pengiriman yang lebih efisien.
Baca Juga : Cara Menyusun Laporan Pengiriman
