Dalam industri ekspedisi yang kompetitif, efisiensi operasional adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan. Dengan kemajuan teknologi, perusahaan ekspedisi kini memiliki akses ke berbagai alat yang dapat membantu mereka mengoptimalkan proses pengiriman. Berikut adalah empat alat teknologi yang harus dimiliki oleh perusahaan ekspedisi untuk meningkatkan efisiensi.
1.Sistem Manajemen Pengiriman (TMS)
TMS atau bisa disebut dengan Transport management system merupakan sistem perangkat lunak (software) yang digunakan untuk mengatur, mengoptimalkan, dan mengkoordinasikan transportasi barang atau kargo.TMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola rute pengiriman, memantau biaya, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Apa sih manfaat Transport Management System?
A.Efisiensi Dalam Waktu dan Biaya
TMS dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan proses rantai pasokan, meminimalkan biaya pengiriman atau transportasi dan mengurangi waktu pengiriman barang. Dengan menggunakan alat ini, perusahaan dapat menghindari biaya yang tidak perlu dan mengatur jadwal pengiriman yang lebih efektif.
B.Pelacakan Real Time
Transport management system umumnya sudah didukung dengan teknologi pelacakan menggunakan GPS. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau setiap pergerakan fisik kendaraan secara real time.Hal tersebut dapat membantu bisnis untuk mengurangi resiko kehilangan atau kerusakan barang karena perusahaan dapat melakukan pemantauan armada truk secara real time.
C.Optimalisasi Rute
Dalam pengiriman barang, software TMS dapat membantu mengindentifikasi rute pengiriman dengan menentukan rute terpendek atau tercepat, dan mempertimbangkan berbagai faktor lain seperti kondisi lalu lintas, jadwal pengiriman, jenis kendaraan yang digunakan, dan batasan-batasan lainnya.Sistem perangkat lunak TMS dapat menggunakan teknologi pemetaan, analisis data, dan algoritma untuk menghitung jarak, waktu tempuh, biaya, dan efisiensi pengiriman pada setiap rute yang tersedia.
2.Sistem Manajemen Inventaris
Sistem manajemen inventaris adalah sistem yang dibuat untuk melacak, mengendalikan, mengelola pesanan, dan mengoptimalkan inventaris perusahaan untuk meningkatkan keuntungan. Sistem manajemen inventaris memungkinkan perusahaan untuk memantau stok barang secara real-time. Dengan fitur ini, staf gudang dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia dan melakukan pemesanan ulang jika diperlukan. Ini membantu mencegah kekurangan stok dan memastikan bahwa barang selalu tersedia untuk pengiriman.Sistem ini digunakan untuk mencegah kekurangan inventaris dan memastikan ketersediaan yang memadai di seluruh rantai pasokan organisasi. Sistem manajemen inventaris menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas-tugas yang terkait dengan inventaris di seluruh organisasi.
Pentingnya Sistem Manajemen Inventaris
Manajemen inventaris yang efektif sangat penting bagi stabilitas rantai pasokan secara keseluruhan. Stok yang tersedia terlalu sedikit dan organisasi tidak dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan memenuhi pesanan, sehingga terjadi pemborosan. Stok yang terlalu banyak dan produk dapat kedaluwarsa atau ketinggalan zaman sehingga tidak dapat dijual dan membuat perusahaan menjadi boros. Dengan sistem manajemen inventaris yang efektif, banyak dari masalah ini dapat dihindari. Hasilnya, biaya penyimpanan akan berkurang, uang tunai akan terbebas dan pesanan akan dipenuhi tepat waktu dan tanpa pemborosan.
3.Alat Analisis Data
Alat analisis data memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data terkait pengiriman, waktu tempuh, dan kepuasan pelanggan. Dengan data ini, perusahaan dapat mengidentifikasi tren dan pola yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Misalnya, jika data menunjukkan bahwa waktu pengiriman lebih lama dari yang diharapkan, perusahaan dapat melakukan evaluasi dan perbaikan pada proses pengiriman.Alat-alat teknologi yang digunakan untuk meng-analisa data antara lain: Microsoft Excel, Power Bi , dan SQL.
4. Sistem Keamanan dan Pemantauan
Sistem keamanan dan pemantauan, seperti kamera CCTV dan sistem alarm, sangat penting untuk melindungi barang selama proses pengiriman. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat memantau aktivitas di gudang dan selama pengiriman, sehingga mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang.Menggunakan sistem keamanan siber yang kuat dapat melindungi informasi pelanggan dan data bisnis dari ancaman cyber. Ini sangat penting untuk menjaga kepercayaan pelanggan dan reputasi perusahaan.
Kesimpulan
Mengadopsi alat teknologi yang tepat dapat membantu perusahaan ekspedisi meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan. Dari sistem manajemen pengiriman hingga aplikasi mobile untuk pengemudi, setiap alat memiliki peran penting dalam mengoptimalkan proses pengiriman. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat bersaing lebih baik di pasar yang semakin kompetitif.
